Projekt - druk nr 702

Uchwała Nr ... ... ... 

Rady Miasta Nowego Sącza

z dnia ... ... ...

w sprawie: upoważnienia Prezydenta Miasta Nowego Sącza do zawarcia umów najmu części nieruchomości Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. w Nowym Sączu przy ul. Wyspiańskiego 22 z przeznaczeniem na pomieszczenia archiwalne dla potrzeb Urzędu Miasta Nowego Sącza.

Na podstawie art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 r., o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 594, z późn. zm.) - na wniosek Prezydenta Miasta Nowego Sącza Rada Miasta Nowego Sącza uchwala, co następuje:

§ 1. Upoważnia się Prezydenta MiastaNowego Sącza do zawarcia umów najmu części nieruchomości Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. w Nowym Sączu przy ul. Wyspiańskiego 22 o powierzchni 200 m², z możliwością rozszerzenia powierzchni najmu do 500 m², w okresie od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2024 r., z przeznaczeniem na pomieszczenia archiwalne dla potrzeb Urzędu Miasta Nowego Sącza.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Prezydentowi Miasta Nowego Sącza.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Przewodniczący Rady Miasta

(-) Jerzy Wituszyński 

UZASADNIENIE

do projektu uchwały w sprawie:

upoważnienia Prezydenta Miasta Nowego Sącza do zawarcia umów najmu
części nieruchomości Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego Sp. z o.o.
w Nowym Sączu przy ul. Wyspiańskiego 22 z przeznaczeniem na pomieszczenia archiwalne dla potrzeb Urzędu Miasta Nowego Sącza.

Proszę o wyrażenie zgody na zawarcie przez Miasto Nowy Sącz umów najmu z Miejskim Przedsiębiorstwem Komunikacyjnym Sp. z o.o. w Nowym Sączu w okresie od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2024 r., których przedmiotem będzie najem pomieszczeń z przeznaczeniem na archiwum zakładowe Urzędu Miasta Nowego Sącza.

Obecnie łączna powierzchnia wynajmowanych pomieszczeń na archiwum wynosi: 186,14 m², za które czynsz wynosi:

• za 100,71 m² powierzchni po 17,00 zł/m² netto - co daje kwotę: 1.712,07 zł., netto za 1 m-c. Umowa została zawarta dnia 27.08.2014 r., z mocą obowiązującą od dnia 01.09.2014 r. do 31.12.2014 r.
• za 85,43 m² powierzchni po 15,00 zł/m² netto - co daje kwotę: 1.281,45 zł.netto za 1 m-c.

Pierwsza umowa została zawarta 17.09.2013 r., z mocą obowiązującą od dnia 01.10.2013 r. do dnia 31.12.2013 r., natomiast druga umowa została zawarta 21.01.2014 r., z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r.

Łączna miesięczna wysokość czynszu netto wynosi: 2.993,52 zł., + należny podatek VAT, co daje kwotę: 3.682,03 zł., brutto. 

Zmienione w ostatnim czasie przepisy dotyczące organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wydłużyły znacznie okresy przechowywania większości akt wytwarzanych w Urzędach.

Wynajmowane pomieszczenia są zlokalizowane na parterze i I piętrze, w których panują bardzo dobre warunki do przechowywania dokumentów.

Duże powierzchnie najmowanych pomieszczeń pozwalają też na ustawianie większej ilości regałów.

Transport akt do pomieszczeń zlokalizowanych na I piętrze odbywa się przy użyciu windy towarowej zlokalizowanej w budynku.

Ponadto wynajmujący jest w stanie zapewnić nam najem dodatkowej powierzchni w przypadku wystąpienia takiej konieczności.

Na dzień dzisiejszy pomieszczenia zajmowane przez archiwum zakładowe zapełnione są w 95%.

Aktualnie największa powierzchnia pomieszczeń archiwum zakładowego znajduje się w budynku sądeckiego MPK.

Pozostałe lokalizacje archiwum zakładowego znajdują się w budynkach będących własnością Miasta.

Dotyczy to podręcznego archiwum USC zlokalizowanego w budynku Ratusza, archiwum Wydziału Architektury i Budownictwa znajdującego się na ul. Jagiellońskiej oraz niewielkiego zasobu archiwalnego przy ul. Narutowicza.

Ponadto cześć podręcznej dokumentacji archiwalnej przechowywana jest dodatkowo w Wydziale Architektury i Budownictwa.

Docelowo w przyszłości planujemy dokonać przeniesienia do lokalizacji MPK dokumentacji archiwalnej przechowywanej na ul. Jagiellońskiej i ul. Narutowicza.

Umowy na najem pomieszczeń w ramach upoważnienia wynikającego z niniejszej uchwały byłyby zawierane sukcesywnie, w miarę potrzeb, na czas określony, krótszy niż podano w projekcie uchwały.